Meeting Minutes October 2016

Hispanic Communicators DFW Meeting Minutes
October 9, 2016

Opening
The  regular  meeting  of  the  Hispanic  Communicators  DFW  was  called  to  order  at  1:29
p.m  on  October  9   in  Univision  by  HCDFW  Board.
Present

Karina,  Samuel,  Jessica,  Olmar.  Brenda,  Lourdes

Approval  of  Minutes

All  in  favor  of  approval  previous  meeting:   Karina,  Samuel,  Olmar.  Brenda,  Lourdes

Open  Issues

• Committee  Update
• Finance
  Cash  $120  Paypal  $2,753.55
  Comerica  Bank  online  banking  is  frozen,  Karina  will  contact  Comerica
  and  get  statement  from  P.O.  Box
  Motion  to  explore  other  banking  options  (Chase,  Bank  of  America,  TX
  Credit  Union  and  Frost  Bank)  We  need  a  bank  that  has  longer  hours  and
  weekend  hours.
  Process  to  be  established  for  reimbursement,  Lourdes  will  develop  form  to
  be  presented  at  next  board  meeting
  Need  to  find  a  CPA  possible  organizations  to  help­  Executives  in  actions
  and  Wings
• Membership
  Confirm  members  prior  to  workshops/events
  Membership  list  doesn’t  reflect  new  members/all  members  in  DFW  (we
  need  to  get  new  members  to  indicate  they  are  part  of  the  DFW  NAHJ
  chapter)
  Brenda  &  Olmar  to  develop  a  tutorial  to  show  how  to  sign  up  as  NAHJ
  member  and  select  DFW  chapter.
  For  workshop  two  lines­members  and  nonmembers
  Once  a  quarter  send  Karina  to  include  a  reminder  in  newsletter  to  become
  a  member  and  the  perks  you  get  (i.e.  workshops,  nahj  benefits,  events,
  etc.)
• Volunteer  opportunity
  Gustavo  Bujando­  asked  if  we  could  or  would  like  to  volunteer  to  build  a
  playground  downtown  in  Nov.  Board  will  be  volunteering  for  Mary  Kay’s
  domestic  violence  event  on  Nov.  2
  Discussion  was  we  should  foster  and  grow  our  sponsors  relationship
  particularly  volunteer  opportunities.
• Taller  en  Español
  • Panelist­  Samuel
    Awaiting  confirmation  from  one  panelist
    Target  audience:  anyone  working  in  Spanish  media,  headline  writers,
    advertising  and  digital  personnel
  • Food  Sponsors­  Lulu
    El  Felix  will  donate  $25  gift  card
    Raising  Canes  will  donate  beverages/menu  (will  promote  a  thank  you
    tweet  for  their  donation)
    Will  reach  out  to  grocery  stores  for  contribution
    Karina  will  reach  out  to  friend  for  possible  food  contribution
    Wednesday  before  event  a  headcount  to  see  what  food  needs  maybe
  • Powerpoint  to  be  created
    Graphic  update  from  Samuel  to  be  sent  to  Karina
    Bio/photos/twitter  handle  to  be  sent  to  Samuel  to  be  emailed  to  Brenda  for
    social  media
    Jessica  will  print  name  badges  and  purchase  name  labels.  She  will  be
    reimbursed
• Sports  Workshop  Nov.  19
  • Panelist­  Saul
    First  panel  would  be  media  focused,  second  panel  with  be  focused  with
    Advertising  and  PR
  • Food  Sponsors­  Lulu
    Reached  out  to  Chipotle,  have  not  received  a  confirmation
    Will  reach  out  to  Wingstop  as  a  possible  sponsor
    o Karina  is  board  point  person
• Mixer
  Location  J.  Pepe’s
  Date:  Dec.  3
  Time:  7  p.m.  to  10  p.m.
  Samuel  will  reach  out  to  J.Pepe’s
  Look  into  Liquor  sponsors  for  event
  Last  year  cost  was  $1200  for  event  but  AT&T  sponsored
  Sponsorship  letters:  everyone  send  a  list  of  potential  sponsors  for  mixer  through
  email  to  Olmar  by  Friday  Oct.  14  at  5  p.m.
• Scholarship
  Where are we in the process? What is the calendar schedule?
  We  will  need  a  new  chair,  Eva  Marie  Ayala  will  not  be  able  to  chair  this  year.
  Karina  will  be  reaching  out  to  Rosa  Rodriguez  as  a  possible  chair.  Samuel  may
  also  have  someone  in  mind.
  Application  to  be  possibly  posted  on  Nov.  1
• Gala
  • Magda  voiced  concern  to  Karina  that   we  are  not  where  we  should  be  as
    far  as  sponsors/funds  and  a  deposit  was  not  put  down  for  the  venue.
    ○ Magda’s  suggestion  is  to  have  a  Mixer  instead  of  a  Gala,  allowing  the
    organization  to  regroup  and  focus  on  raising  funds  for  scholarships.
    ○ Board  agreed  and  motioned  to  having  an  intimate  event  for  scholarship
    recipients.
• Eden’s  departure
  Due  to  health  reasons  Eden  has  missed  3  meetings  and  has  forfeited  his  position.
  Samuel  will  look  into  a  possible  new  Broadcast  VP
• Communications
  • Going  forth  expectations  will  be  set  on  FB  leadership  page
  • A  board  member  will  be  a  direct  point  of  contact  for  members  leading
    initiatives
• Retreat
  Was  not  fully  discussed  but  will  plan  for  in  December.
  Plan  for  retreat  is  to  discuss  fundraising/goals  for  HCDFW  for  2017/etc
• Agenda  for  Next  Meeting
  For  any  topics  you  would  like  us  to  discuss  please  fill  out  the  form  through  the  link  below.
  This  is  the  easiest  way  to  aggregate  topics  instead  of  combing  through  Facebook  posts.  If  it’s
  not  on  the  form,  it  will  not  be  on  the  agenda.
  Please  submit  topics  no  later  than  Thursday  by  5  p.m.  prior  to  the  meeting.
  https://goo.gl/forms/XgtB257bqoNJvxSo2
• Adjournment
  Meeting  was  adjourned  at  4:22  p.m.  by  HCDFW  Board.  The  next  general  meeting  will  be
  at  10  a.m.  on  11/13 ,  in  Univision .
  Minutes  submitted  by:Lourdes  Vazquez